Ήδη στην προτελευταία μας συνάντηση μας είχε απασχολήσει μιά δράση σχετική με την δραματική επικαιρότητα των προσφύγων της Ειδομένης: η ανοιχτή τήρηση και διαχείριση δεδομένων, που να υποστηρίζουν την ορθολογική οργάνωση της παροχής βοήθειας προς τους πρόσφυγες. Στην τελευταία μας συζήτηση ακούστηκαν πιό συγκεκριμένες σκέψεις:
— Σήμερα φαίνεται να υπάρχει σημαντική προσφορά υλικών κι’ εφοδίων από αρκετούς αλληλέγγυους κι’ ευαισθητοποιημένους συμπολίτες μας.
— Υπάρχουν δομές αλληλεγγύης, λιγότερο ή περισσότερο οργανωμένες εθελοντικές ομάδες και μεμονωμένοι εθελοντές, που προσπαθούν παράλληλα μεταξύ τους να διαχειριστούν τα θέματα παροχής υλικής υποστήριξης και ανθρώπινης εργασίας προς τους πρόσφυγες μετανάστες.
— Ο όγκος της προσφοράς σε υλικό είναι ικανοποιητικότερος από την προσφορά εργασίας.
— Η ραγδαία αλλαγή των συνθηκών μετά το κλείσιμο των συνόρων φαίνεται να ξεπερνάει τις οργανωτικές δυνατότητες των μέχρι σήμερα δραστήριων οργανώσεων και ατόμων.
— Έτσι αναδεικνύεται η επείγουσα αναγκαιότητα συντονισμού των δράσεων και της απορρόφησης των προσφορών σε υλικά και εργατώρες.
— Τέλος η τήρηση αρχείων για τις ανάγκες, τις προσφορές – παροχές και την απορρόφησή τους (πέρα από την αναγκαία απλή καταγραφή τους ώστε να μπορέσουν ν’ αξιολογηθούν οι δράσεις) μπορεί να δώσει αξιόπιστες πληροφορίες και να βοηθήσει αποτελεσματικά στην ορθολογική διαχείριση των περιορισμένων (κυρίως) ανθρώπινων πόρων, αλλά και του προσφερόμενου υλικού.
Προτάθηκε η δημιουργία μιας online πλατφόρμας, με τη βοήθεια της οποίας θα γίνεται η καταγραφή και η διαχείριση των αναγκών, των προσφορών και της απορρόφησής τους. Προσωρινά μπορεί να στηθεί μια στοιχειώδης συμβατική βάση δεδομένων, στην οποία να καταγράφονται αυτά τα τρία μεγέθη: ανάγκη, προσφορά, απορρόφηση για κάθε χωριστό αντικείμενο (δηλ. για κάθε χωριστή κατηγορία προσφερόμενου πράγματος ή υπηρεσίας). Τ’ αντικείμενα μπορούν να είναι αρκετά διαφορετικά μεταξύ τους, όπως για παράδειγμα τρόφιμα, σκεπάσματα, ρούχα, εργατώρες (για καθορισμένους χρόνους), ειδικές υπηρεσίες (π.χ. μαγείρεμα, διανομή, ιατρικές, νοσηλευτικές υπηρεσίες κλπ), αποθηκευτικοί χώροι, μεταφορικά μέσα (με διαθεσιμότητες καθορισμένων χρόνων), ονόματα (όχι επώνυμα) και τηλέφωνα επικοινωνίας ομάδων, ατόμων, φορέων, οργανισμών κλπ, καθώς και πολλά άλλα που δεν μπορούν να προβλεφθούν προκαταβολικά.
Με επίκεντρο αυτή τη βάση δεδομένων θα πρέπει να χτιστεί η online πλατφόρμα. Επειδή όμως το ζήτημα επείγει, θα πρέπει άμεσα να στηθεί αυτή η προσωρινή βάση δεδομένων, που θα εξυπηρετήσει τις σημερινές ανάγκες, ενώ παράλληλα θα ετοιμάζεται και η ολοκληρωμένη πλατφόρμα.
Επειδή δεν μπορεί να υπάρξει αυτή τη στιγμή ακριβής πρόβλεψη για τη δομή και την οργάνωση της βάσης, προτάθηκε η δημιουργία ενός Παρατηρητηρίου, που θα διαχειρίζεται αρχικά τη βάση και θα την προσαρμόζει ανάλογα με τη διαμόρφωση των αναγκών και των ροών, που θα παρατηρεί. Για παράδειγμα θα μπορεί να προσθέτει νέα αντικείμενα, να τροποποιεί, ν’ αφαιρεί άλλα, να διαμορφώνει νέα πεδία, ανάλογα με τις προσφορές, τις ανάγκες και τα ποσοστά απορρόφησης.
Όμως η βασικότερη δουλειά του Παρατηρητηρίου θα πρέπει να είναι η επικοινωνία με τα πρόσωπα που εκπροσωπούν την κάθε οργάνωση, δομή, ομάδα, φορέα, ή μεμονωμένο άτομο, που εμπλέκεται στη διαχείριση. Η προσωπική επικοινωνία είναι ο καλύτερος τρόπος έγκαιρου εντοπισμού των αναγκών, των προβλημάτων και των λύσεων.
Τόσο για λόγους αποτελεσματικότητας, όσο και δημοκρατικής αρχής, το Παρατηρητήριο πρέπει να συγκροτείται από εκπροσώπους των εμπλεκομένων δομών και φορέων. Ωστόσο εκτιμήθηκε ότι η ομάδα εργασίας openthessaloniki είναι σε θέση προς το παρόν να παίξει αυτό το ρόλο του προσωρινού Παρατηρητηρίου, να στήσει μιά αρχική βάση και ν’ αρχίσει άμεσα την επικοινωνία με τις διάφορες ομάδες, για να φανεί άν μπορεί να λειτουργήσει το σύστημα.